הרשימה המומלצת
- 1התקבל — המכשיר נקלט, טרם טופל. כל מכשיר מתחיל כאן.
- 2באבחון — טכנאי בודק מה הבעיה ומה נדרש.
- 3בטיפול — התיקון בפועל מתבצע.
- 4ממתין לחלק — הוזמן רכיב; התיקון עומד עד שיגיע.
- 5ממתין לאישור לקוח — הצעת המחיר אצל הלקוח; הכדור אצלו.
- 6מוכן לאיסוף — התיקון הסתיים; מחכים ללקוח.
- 7הושלם — נמסר ושולם. סגור.
- 8בוטל — הלקוח ויתר או שהתיקון לא כדאי. לתעד למה.
שני הסטטוסים שתוקעים תיקונים
"ממתין לחלק" ו"ממתין לאישור לקוח" הם המקומות שבהם תיקונים נשכחים — כי אף אחד לא "עובד" עליהם כרגע. שגרה פשוטה: פעם ביום עוברים על שתי הרשימות האלה. חלק שלא הגיע תוך שבוע — מבררים עם הספק. לקוח שלא ענה יומיים — תזכורת קצרה ב-WhatsApp.
ההבחנה ביניהם חשובה גם מול הלקוח: "ממתין לחלק" זו אחריות שלכם לדחוף; "ממתין לאישור" — הכדור אצל הלקוח, ואפשר לומר לו את זה בנימוס ובביטחון.
כללים שהופכים סטטוסים לעובדים
- מעדכנים סטטוס ברגע השינוי, לא בסוף היום. סטטוס לא מעודכן גרוע מסטטוס שלא קיים.
- כל סטטוס עם "בעלים" ברור: מי אמור להזיז את התיקון הלאה.
- שינוי ל"מוכן לאיסוף" מלווה תמיד בעדכון ללקוח — אחרת המכשיר סתם יושב.
- לא מוסיפים סטטוס חדש בלי להוריד אחד. אם צריך יותר מ-8 — כנראה מנסים לקודד בסטטוס מידע שמקומו בהערות.
סטטוסים ועדכון לקוחות
לא כל שינוי סטטוס מעניין את הלקוח. שני רגעים מצדיקים הודעה: כשהתיקון מתעכב מעבר למה שנאמר (ממתין לחלק/אישור), וכשהמכשיר מוכן. השאר — רעש. הודעה קצרה שכוללת את שם הלקוח, המכשיר ומה הצעד הבא, עושה את העבודה.